Pour ce troisième billet sur la productivité, après avoir discuter des bases et montrer quelques trucs, il y est bien aussi de parler de ce qui vous empêche de devenir plus productif. Des pertes de temps en milieu de travail aux tâches non-productives. Nous en faisons tous, nous avons aussi tous des qualités et des défauts qui font que nous sommes plus ou moins productifs. Par exemple, une personne qui est un adepte de la procrastination n’est pas un apôtre de la productivité, car elle pourrait être beaucoup plus productive, et aussi rentable dans le cadre d’une entreprise. Il est important d’être en mesure de percevoir les sources de pertes de temps et de les corriger.
Optimiser vos tâches
Je débutes par un sujet positif. Un exemple de la vie courante sont les courses dans les boutiques et à l’épicerie. Par exemple je connais des gens qui dès qu’ils ont l’envie ou un besoin à combler, ils font le trajet au centre commercial et subvienne à leur besoin immédiatement et ils se ramassent à faire plusieurs fois le même trajet. Quelqu’un qui optimise son temps et ces tâches s’organiserait pour faire par exemple un seul voyage et même optimiserait sont trajet pour sauver temps et argent. Je travail présentement en informatique, malgré que je suis dans le département des « pompiers » (administrateur de système), j’utilise mes temps libre pour penser à des processus pour simplifier et optimiser mon travail (ou planifier mes futurs textes).
Les interruptions
Au bureau, comme à la maison les sources d’interruption sont multiples. Que cela soit votre patron qui vient s’assoir a côté de vous pour vous demander quelque chose (ou vous surveiller), vos collègues qui parles de la voiture mal stationnée, du téléphone, de Facebook.. Pour chaque source de distraction il y a une ou plusieurs solutions. Vous pouvez dire à votre patron que vous aller lui revenir plus tard ou si possible qu’il vous envoi sa demande par courriel (les écrits reste). Les écouteurs et de la musique pour contrer les sujets dérangeant de vos collègues. Mettre l’option « NPD » de votre téléphone, éviter de surfer sur l’Internet, etc. Il faut limiter les interruptions, que cela soit au bureau ou à la maison.
Les réunions sont toxiques
Je ne suis pas totalement contre les réunions car celle-ci ont leur utilité. Toutefois d’ordre générale, celle-ci sont des pertes de temps. Soyons honnêtes, à quand remonte la dernière fois où vous avez assisté ou planifié une réunion qui était vraiment utile? La plus part de temps elles ont des moments mort où les participants parlent de tout et de rien. La plus part du temps le chef d’équipe passe les messages de la semaine et ensuite laisse un temps varia pour parler des frustrations de la semaine aux subalternes et le restant de parler de tout et de rien. Peut-être que cette heure de pause est socialement acceptée ou acceptable dans certaines compagnies, mais dans d’autre cela peut occasionné des retards important au sein de la production.
Quelques trucs pour optimiser vos rencontre : un ordre du jour et le respect de l’horaire. Un ordre du jour est essentiel au bon fonctionnement de la rencontre. Plus encore, de le respecter. Un autre trucs en liens avec les ordre du jour : identifier les sujet s’ils sont informatif ou décisif. Concernant le respect de l’horaire, si la rencontre est planifiée pour 30 minutes, lorsque le temps est écoulé la rencontre est terminée. Il reste des points ? Ceux-ci seront traité lors de la prochaine rencontre. Vous pouvez exiger aux participant aussi de déterminer un nombre de minute réservé par sujet.
Les listes interminables
Je vous ai déjà parler que les listes sont un excellent conseil pour améliorer vos performances et votre productivité. Par contre les listes peuvent aussi être une source de problème qui vous empêcherons de devenir plus productif. Surtout si elle sont longue et interminables. Le meilleur moyen est de tout simplement les diviser en plus petites listes.
Il ne faut pas jouer pas aux héros !
Dans votre milieu du travail vous avez sans doute remarqué que certains de vos collègues s’assignent sur le plus de travail possible. D’un certain point de vu ils tente de devenir plus productif ou performant et pour certain manager ceux-ci donnent l’impression d’être plus occupé. Ils ont tellement de travail qu’ils ne savent jamais sur quel dossier donner de la tête, donc ils gèrent les urgences, par priorités. Le multi-tâche n’est pas donné à tous. Vous pouvez faire un test : celui de tester votre limite à la multitâche. Vous remarquerez que vous pourrez accomplir un certain nombre de tâches en même temps et qu’a un moment donné vous arriverai à un mur. Lorsque vous franchirai ce mur, votre stress montera en flèche et votre productivité va tomber en chute libre. Ne vous en faites pas avec ça, mieux vaut que vous faisiez une tâche correctement que deux à moitié fait.
Donc, comment devenir plus productif
De nos jours, toute organisation cherche à maximiser ses ressources autant monétaire qu’humaine; c’est dernières sont plus difficile à gérer que les ressources monétaires et c’est où il faut mettre un maximum d’effort. Par expérience, lorsqu’un travailleur atteint un certain niveau de maturité, celui-ci comprend les enjeux de l’entreprise et participera activement à la réalisation du projet de l’entreprise. Ceux-ci vous aiderons à devenir plus productif en tant que gestionnaire et même en tant que personne. Tout de fois la plus part des travailleurs pensent à eux avant tout et à leur jour de paie, sans plus. Ceci conclut ma série d’articles sur la productivité. Dans un futur rapproché, j’ajouterai d’autre articles sur le sujet ainsi que des outils que je trouve approprié. Si vous avez apprécié aussi vous pouvez m’aider en partageant cet article .
Bonne journée.
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Photo: Matt Lee, Unsplash.com
